СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………...............3
1 Теоретические сведения о  трех основных видах документопотоков…….........5
2 Анализ организации документирования управленческой деятельности  в исследуемой организации……………………………………………………….....12
Заключение…………………………………………………………………….........22
Список использованных источников………………………………………….......23

    ВВЕДЕНИЕ

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — это особая
сфера деятельности, регламентированная законодательными, нормативными и нормативно–методическими актами. В последние десятилетия правовая база документирования и работы с документами развивается в нескольких направлениях: закреплен состав документов по определенной управленческой функции, а также необходимых в той или иной области деятельности; установлены единые правила подготовки и оформления документов, придания им юридической силы; регламентированы требования к защите информации по уровням доступа; регулируются процессы использования документированной информации в автоматизированных системах; созданы правовые основы хранения документов; определяются и другие аспекты ведения делопроизводства.
Ценность и оперативность управленческого решения зависит от
качества оформления документов, от полноты и своевременности зафиксированной в них информации. Эффективность всего управленческого процесса напрямую связана с тем, как организована в учреждении работа с документами.
Совершенствованием форм и методов работы с документами,
обеспечением единого порядка ведения делопроизводства занимается служба ДОУ организации или учреждения. Специалисты данного
подразделения выполняют разные виды работ: технологические, организационные, методические. Для успешного и грамотного выполнения функций работники должны иметь достаточную документационную подготовку. Государственные и муниципальные служащие
часто испытывают трудности в составлении, оформлении управленческих документов, организации их исполнения, обработки.
Именно влияние организации в учреждении работы с документами на эффективность всего управленческого процесса и подтверждает несомненную актуальность темы данной работы.
Целью работы является исследование организации документооборота на примере конкретной компании.
Задачами работы выступают:
1) изучение теоретических сведений о  трех основных видах документопотоков;
2) анализ организации документирования управленческой деятельности  в исследуемой организации.
Структурно работа состоит из двух глав и заключения.

    1 Теоретические сведения о  трех основных видах документопотоков

Документооборот – сложный технологический процесс,
который включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.
Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату
или сдачи в архив.
Основными характеристиками документооборота являются маршрут
движения и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту.
 
Рисунок 1. Основные характеристики документооборота
Главным правилом организации документооборота является
оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому
маршруту с наименьшими затратами времени.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько
частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.
Документопоток – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий
приемник.
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из
качественных и количественных характеристик его параметров.
 
Рисунок 2. Качественные характеристики документооборота
Документопотоки различают по направлению и по отношению
к управленческому объекту.
По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней (рис. 3).
 
Рисунок 3. Документопотоки по направлениям
Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции).
Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими
органами власти и управления подчиненным организациям.
По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки (рис. 4).
 
Рисунок 4. Виды документопотоков
Рассмотрим эти три основных вида документопотоков более подробно.
Входящий документопоток любой организации (рис. 5) складывается из:
1) документов вышестоящих организаций, в состав которых входят директивные указания, нормативные и методические акты, законы, постановления, указы;
2) документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий, отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной и другой деятельности), докладных записок, писем, актов;
3) документов от не соподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты, счета и др.);
4) обращений граждан, предложений, заявлений, жалоб.
 
Рисунок 5. Входящие потоки документов
Исходящий документопоток (рис. 6) состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. В исходящем потоке выделяются группа распорядительных документов и информационные документы (письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры).
 
Рисунок 6. Исходящие потоки документов
Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые
и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы.
К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи,
функции организации в целом.

Рисунок 7. Внутренний документопоток
Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, разграничения функций руководителей, распределения обязанностей между ними и от принятой в организации технологии работ с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.
Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам (рис. 8).
 
Рисунок 8. Маршруты входящих документов
Исходящий поток (рис. 9), как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки.
 
Рисунок 9. Движение исходящих документов
Современные методики организации документооборота требуют четкого
определения маршрутов документов. [3, с. 51]
Выводы.
Документооборот делится на документопотоки.
Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.
По направлению выделяют горизонтальные потоки и вертикальные
(восходящие и нисходящие).
Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций.
Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки.
Входящий документопоток любой организации складывается из: документов вышестоящих организаций, документов от подведомственных организаций, документов от не соподчиненных организаций, обращений граждан.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.
Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы.

    2 Анализ организации документирования управленческой деятельности  в исследуемой организации

Исследуемой организацией является ООО "ДВЕРИ МЕТАЛЛ - М", располагающееся по адресу 394024 г. Воронеж,  ул. Богдана Хмельницкого д.77А. Офис 1.
Дата регистрации предприятия - 24.07.2014. Форма собственности - частная собственность. Уставный капитал - 10 000 руб.
Директор Атаджанов Тимофей Анатольевич. Среднесписочная численность 15 сотрудников.
Реестр МСП  Статус: микро предприятие присвоен 1 августа 2016 г.
Основной вид деятельности – торговля оптовая лесоматериалами, строительными материалами и санитарно-техническим оборудованием (46.73) Дополнительные виды деятельности не указаны.
Структура организации показана на рисунке 10.

Рисунок 10. Организационная структура ООО "ДВЕРИ МЕТАЛЛ - М"
Закона, требующего обязательного ведения общего делопроизводства на микро предприятии, не существует, но это не освобождает его от необходимых операций с документами. Эта обязанность на предприятии возложена на секретаря-референта.
Организация документооборота.
Процесс документооборота можно охарактеризовать как процесс совместной обработки документов. Участниками этого процесса на предприятии являются:
1) руководители – чиновники, осуществляющие руководство организацией и ее структурными подразделениями. На ООО "ДВЕРИ МЕТАЛЛ - М" это директор, начальник производства, менеджер коммерческого отдела, главный бухгалтер;
2) секретарь-референт – помощник руководителя, обеспечивающий  работу всей организации с документами на всех этапах документооборота;
3) исполнители – все остальные сотрудники, непосредственно работающие с документами.
Секретарь-референт работает с реквизитами документов, а руководители и исполнители – с их содержанием.
К видам документов, с которыми работает предприятие, относится  финансовая, конструкторская, маркетинговая документация и т.д.
Входящие документы подвергаются следующим операциям:
1) экспедиционной обработке (прием, проверка правильности доставки, целостности упаковки, вскрытие конвертов);
2) регистрации;
3) рассмотрению руководителем и выдачи резолюции;
4) ознакомлению в структурном подразделении или исполнению;
5) постановке на контроль и контролю над исполнением;
6) отслеживанию хода исполнения;
7) составлению делопроизводственных отчетов руководителю;
8) снятию исполненных документов с контроля.
Исходя из вышеперечисленного, маршрут входящего документа выглядит следующим образом (рис. 11):
 
Рисунок 11. Маршрут входящего документа
Основные процедуры обработки исходящих документов:
1) разработка проекта документа в структурном подразделении;
2) согласование проекта документа в структурных подразделениях;
3) утверждение документа руководителем;
4) регистрация документа;
5) экспедиционная обработка документа.
Маршрут исходящего документа выглядит так (рис. 12):

 
Рисунок 12. Маршрут исходящего документа
При создании внутренних документов выполняются следующие операции:
1) подготовка проекта внутреннего документа;
2) обеспечение согласования документа;
3) утверждение;
4) регистрация;
5) рассылка по подразделениям;
6) контроль исполнения документа.
Маршрут внутреннего документа выглядит таким образом (рис. 13):
 
Рисунок 13. Маршрут внутреннего документа [4, с. 148]
Кадровая документация ООО  "ДВЕРИ МЕТАЛЛ - М" представлена, прежде всего, трудовыми договорами с работниками.
Помимо трудовых договоров к кадровым документам, которые есть у предприятия, относятся:
1) правила внутреннего трудового распорядка;
2) штатное расписание;
3) табель учета рабочего времени;
4) положение о защите персональных данных работников;
5) приказы по личному составу;
6) личные карточки работников;
7) график отпусков;
8) трудовые книжки работников;
9) должностные инструкции;
10) инструкции по охране труда;
11) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
12) книга учета выдачи бланков трудовых книжек;
13) журнал учета прохождения инструктажа по охране труда;
14) журнал регистрации приказов по личному составу;
15) журнал регистрации справок, выданных работникам. [5]
Хотя кадровое делопроизводство микро предприятий претерпело значительные изменения. В частности, согласно положениям новой главы Трудового кодекса РФ (гл. 48.1) [1, с. 28] с 1 января 2017 г. работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микро предприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия таких локальных норма-тивных актов, как правила внутреннего трудового распоряд¬ка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и др.. При этом условия, которые пропи¬сывались в этих актах, работодатель должен будет включить в трудовые договоры с работниками. На ООО  "ДВЕРИ МЕТАЛЛ - М" указанные документы оформляются в полном объеме.
Возвращаясь к ООО  "ДВЕРИ МЕТАЛЛ - М", рассмотрим организацию документооборота на примере инструкции по охране труда, относящейся к внутренним документам.