Содержание

Введение………………………………………………………………………..3

1. Общие понятия…………………………………………………………………6

1.1 Понятие об архиве организации……………………………………………..6

1.2 Виды архивов организаций…………………………………………………..7

1.3 Основные задачи и функции архивов……………………………………….8

2. Нормативно-правовая база работы архивов..………………………………..11

2.1 Законодательная база, регулирующая работу архивов..…………………...11

2.2 Локальные нормативные акты………………………………………………12

3. Организация работы архивов..……………………………………………….15

3.1 Документальный и архивный фонд организации…………………………15

3.2 Система учетных документов архивов………………….…………………16

3.3 Планирование работы и отчетность архивов……….……………….…….18

3.4 Прием-передача документов при смене руководителя архивов.…………22

3.5 Порядок приема-передачи документов при реорганизации учреждения..25

Заключение……………………………………………………………………28

Список использованной литературы………………………………………..29

Приложения…………………………………………………………………..31

Введение

Стремительное развитие информационных технологий, происходящих в современном обществе, резко повысило интерес к организации хранения информации. Документирование информации, являясь непременным условием включения информации в информационные ресурсы, реализуется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, отвечающими за организацию делопроизводства и стандартизацию документов.

Еще в 1708 году была осуществлена реформа местного управления, в итоге которой государство было разделено на губернии. Центральным учреждением, ведающим управлением в городах, явился Главный магистрат, а на местах были созданы городские магистраты.

В хранилищах при созданных местных учреждениях скопились документы предшествующих органов местного самоуправления и начали откладываться документы новых учреждений.

В результате произошедших преобразований ускорилось развитие архивного дела в стране. Стали создаваться архивохранилища при новых центральных и местных учреждениях. Были попытки организовать хранение документов закрытых учреждений и документов, потерявших свое значение в работе действующих учреждений.

Так в результате реформ государственного аппарата петровских времен архивы были отделены от канцелярий и стали самостоятельными подразделениями. Новое положение архивов было закреплено в Генеральном регламенте 1720 года.

Подобная ситуация существовала до 70-х годов XVIII века, когда в результате реформы государственного аппарата (1775-1785), проведенной в царствование Екатерины II (1762-1796), количество местных учреждений и соответственно архивов при них значительно возросло.

Развитию архивного дела в настоящее время содействовало появление большого количества негосударственных организаций, в которых накапливаются большие объемы разнообразных документов, многие из которых требуют передачи на архивное хранение ввиду их большой практической и правовой ценности.

Имеются в виду учреждения, в которых архив, является структурным подразделением, выполняющим долю функций организации.

Некоторые руководители учреждений считают, что архивы необходимы только государственным предприятиям, что неверно. В Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г.) сказано следующее: «Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства».

Кроме указанного федерального закона есть еще и специальные Правила. В сентябре 2015 года вступили в силу «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утв. Приказом №526 Министерства культуры РФ 31.03.2015). С этого времени на территории России перестали действовать «Основные правила работы ведомственных архивов», утвержденные приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года № 263 и «Основные правила работы архивов организаций», утвержденные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Всем учреждениям требуется организация своего архивного подразделения, что имеет большое значение для сохранности документов организации и их учета. Все это подтверждает актуальность выбранной темы.

Объектом исследования в данной работе выступает процесс организации работы архива.

Предметом исследования являются правила и методика работы архива учреждения, основные задачи и функции работы архива.

С учетом того, что в учреждениях постоянно появляются документы и дела, требующие хранения, можно сделать вывод, что внимание к вопросам архивного дела возрастает. Опыт показывает, что наличие в учреждении архива улучшает сохранность, учет и контроль документов.

Целью данной выпускной аттестационной работы является изучение правил и методики работы архивов и нормативно-правовой базы, которая их регулирует.

Задачи, поставленные в данной работе:

• Рассмотреть общие понятия об архиве организации.
• Изучить нормативно-правовую базу регулирующую работу архива учреждения.
• Исследовать правила и методику работы архивов.

При выполнении этой работы применялись такие методы исследования, как: анализ, описание, и изучение различных литературных источников по выбранной теме.

При написании работы были изучены законодательные, нормативно-правовые акты и учебные пособия следующих авторов: Алексеева Е.В., Раскин Д.И. и многих других, а также статьи из периодических изданий.

Структура работы соответствует ее содержанию.

1. Общие понятия

1.1.Понятие об архиве

Нормативные документы определяют архив, как учреждение или структурное подразделение организации, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

В Статье 1 «Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах», кроме архивного учреждения, как такового, под архивом также понимается совокупность архивных документов.

В Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации», в ГОСТ Р 7.0.8–2013. «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в правилах и методических рекомендациях архивом называются только организации и их подразделения.

В словаре «Управление документами», изданном ВНИИДАД в 2013 году, архивом организации называют его структурное подразделение, выполняющее хранение архивных документов, и как объем документов, созданных в процессе деятельности организации, требующих хранения в течение определенных сроков.

Архивы как учреждения подразделяются на три типа: государственные, муниципальные и негосударственные.

Однако, как уже говорилось ранее, не все руководители организаций полагают, что организации нуждаются в архивном подразделении. В некоторых случаях архивохранилище формируется при службе документационного обеспечения управления, что разрешено законодательством. Статья 13 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит, что государственные органы, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы, а организации и граждане вправе создавать или не создавать их. Пользуясь этой возможностью, организации создают не архивы, а архивохранилища. По ГОСТ Р 7.0.8–2013. «СИБИД, Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», архивохранилищем называют специально оснащенное помещение для хранения архивных документов. При этом уточняется, что понятия «архив» и «архивохранилище» не тождественны.

Архивы или архивохранилища создаются с целью:

• временного хранения архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда РФ, до момента их передачи на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив в течение сроков, определенных Статьей 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• приема на хранение архивных документов от структурных подразделений, а в некоторых случаях – от филиалов и представительств, организаций и других источников;
• целесообразной организации хранения, упорядочения, учета и использования архивных документов.

1.2 Виды архивов

В зависимости от функций организации возможно создание следующих видов архивов:

• центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, для хранения документов органа власти, документов организаций прямого подчинения и других организаций, внесенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;
• центральный отраслевой архив, для хранения документов всех организаций, относящихся к определенной отрасли, всех уровней подчиненности вне зависимости от их территориального расположения;
• объединенный архив, для хранения документов нескольких организаций отрасли, входящих в систему соподчиненности или однотипных по виду деятельности;
• архив организации, для хранения документов только одной данной организации и ее предшественников.

В зависимости от того, каким будет состав документов, подлежащих хранению в архиве, могут создаваться:

• архив управленческой документации;
• научно-технический архив;
• аудиовизуальный архив;
• архив документации на электронных носителях.

Архивы с составом документов обусловленным способом записи информации и ее носителем, могут быть созданы как самостоятельные единицы или же, как структурные подразделения в составе архива организации.

1.3 Основные задачи и функции архивов

Основными задачами, решаемыми архивом организации являются:

• комплектование архива документами, состав которых определен положением об архиве;
• учет и сохранность документов;
• формирование научно-справочного аппарата к документам архива;
• использование документов, хранящихся в архиве;
• подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в сроки, установленные Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, которые осуществляют временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные функции архива определяются соответственно соглашениям и договорам, заключенным ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

Для выполнения своих основных задач архив выполняет следующие функции:

• ведет списки организаций и структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;
• принимает документы структурных подразделений организации и организаций, которые являются источниками комплектования архива;
• обеспечивает сохранность принятых в архив документов и выполняет их учет;
• создает и поддерживает в требуемом состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
• выполняет информационное обслуживание руководителей структурных подразделений организации, реализовывает использование документов по запросам, как организаций, так и частных лиц, включая социально-правовые запросы граждан, производит учет и анализ использования;
• проводит экспертизу ценности документов архива и осуществляет организационные и методические мероприятия по их передаче на постоянное хранение;
• выполняет проверку точности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и прочих организациях, являющихся источниками комплектования;
• выполняет работу по составлению номенклатуры дел организации;
• оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами, хранящимися в архиве;
• принимает участие в разработке нормативных и методических материалов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• участвует в мероприятиях по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, включая организации, которые являются источниками комплектования архива.

Архивы организаций также осуществляют прием электронных документов (ЭД) и обеспечивают их сохранность. Архивы выполняют учет, отбор, использование и, кроме того, подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций, являющихся источниками комплектования архивов.

Все операции, проводимые с электронными документами при передаче их на архивное хранение, а также в процессе их хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть задокументированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Выводы

Архивы подразделяются на несколько видов в зависимости от функций, выполняемых организацией.

Архивы организаций решают множество задач, основной из которых является учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов.